印信管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强XXXXX公司(以下简称公司)的印章和介绍信管理，规范工作程序，特制订本办法。

第二条 综合管理部为公司印信的归口管理部门。

第三条 本办法适用于公司。

第二章 印信的种类和使用范围

第四条 印章的主要种类

（一） 公司印章

（二） 合同专用章

（三） 法定代表人印章

（四） 销售合同专用章

（五） 财务专用章

（六） 各部门印章

（七） 其它因工作需要刻制的印章

第五条 本办法中的介绍信，是指公司对外统一使用的介绍信。

第六条 印章的使用范围

(一)公司印章主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信函，以及经公司领导批准的各种报表和其他文书；

(二)合同专用章主要用于以公司名义与其他单位签订的各类协议和合同；

(三)法定代表人印章主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书；

(四)销售合同专用章主要用于商品房买卖合同；

(五)财务专用章主要用于各类财务票据、凭证和报表；

(六)部门印章主要用于以部门名义签发的各类文书；

第七条 公司介绍信主要用于以公司名义对外进行工作联系。

第三章 印信的管理

第八条 印信的制作或购买

(一)印章的制作：因工作需要须刻制印章的，由综合管理部报董事长或其授权人批准，到指定店家刻制。

(二)介绍信的制作或购买：因工作需要须印制或购买统一格式介绍信的，由综合管理部报董事长批准，到指定厂家印制，或到指定店家购买。

第九条 印章的登记

(一)所有印章都必须由综合管理部在《印章登记本》上逐一登记，并在《印模一览表》上留存印模；

(二)各部门领用属于本部门保管的印章时，应在《印章登记本》上登记；

(三)每次用印，应在《印章使用登记本》上登记备查，登记内容为用印日期、事由、经办人、批准人、用印数等。

第十条 印信的保管

(一)综合管理部负责保管公司印章、合同专用章、法定代表人印章及由各部门(机构)保管以外的各类印章、公司介绍信；

(二) 财务管理部负责保管财务专用章、法定代表人印章；

(三) 各部门负责保管本部门印章；

(四) 所有印章和介绍信必须由专人保管。

第十一条 印信的使用

(一)印章的使用

1.凡涉及公司对外投资、合作协议、土地协议、银行担保等重大事项的用印，须经董事长或其授权人签字同意或凭协议、合同上董事长或其授权人的签字方可用印，具体经办人须在《印章使用申请单》上签字，用印的文件资料须留有正本存档。

2.凡公司事务性的文件资料用印，须经董事长或其授权人在拟稿纸或《印章使用申请单》上签字，用印的文件资料须留有正本存档。

3.财务票据、凭证、报表及款项支付用印，须经财务管理部会计审核，由出纳盖上财务专用章，然后由会计加盖法定代表人印章。

4.部门的文书资料用印须经部门负责人审核批准。

(二)介绍信的使用

开具公司介绍信，须经综合管理部经理或经办部门负责人批准；重大事项须经总裁或以上领导批准。

第十二条 印章的外带

公司印章原则上不允许携带外出，因工作需要必须携带外出的，须经董事长书面批准。外带期间，必须由专人保管；用毕，须及时归还。

第十三条 印章的失少

发现印章失少，保管人应立即向综合管理部报告，综合管理部应及时采取相应措施，并登报声明作废；必要时应向公安部门报案。

第十四条 印信的封存和销毁

(一)因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信，应由综合管理部统一封存。

(二)一般情况下，封存5年后报董事长批准，由综合管理部统一销毁。

第十五条 使用过的用印登记本和介绍信存根，于次年3月存档备查。

第十六条 印信管理人员应遵守纪律，注意保密，严格按规定使用印章和介绍信。

第十七条 印章和介绍信必须存放在保险柜内或其他安全的地方，每次用印或开具介绍信完毕，应立即放回原处；财务专用章和法定代表人印章应由出纳和会计分别保管。

第十八条 严禁开具空白介绍信，不得在空白介绍信、便笺上加盖各类印章。

第四章 附 则

第十九条 本办法由综合管理部负责解释和修订。

第二十条 本办法自公司批准之日起施行。

印章登记表